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Três dicas de como monitorar as mensagens da sua equipe usando o Office 365
  • 20
    dez

Três dicas de como monitorar as mensagens da sua equipe usando o Office 365

Não deixar emails de clientes, sejam internos ou externos, sem retorno é uma preocupação de qualquer líder de equipe. Ter memória corporativa de acordos, negociações e deliverys também é fundamental em qualquer ambiente de negócios.

O Office 365, a plataforma de colaboração da Microsoft, possui recursos únicos na gestão e monitoramento de emails. Alguns deles, mostramos e comentamos a seguir.

1. Monitorar emails do grupo

O conceito de grupos do Office 365 é utilizado em diversas ferramentas da plataforma (calendário, Sharepoint, Power BI, entre outros) e um dos usos mais úteis é a compilação online de mensagens trocadas pelos integrados ao grupo.

Ao configurar um grupo, é criado automaticamente um endereço de email associado. Todas as mensagens enviadas para aquele endereço são direcionadas para os integrantes do grupo. Até aí, não há nada de novo em relação a outros provedores.

A diferença está no fato de todas as mensagens ficarem também disponíveis para consulta online. Dessa forma, ao adicionar um novo integrante ao grupo em determinado momento, ele terá acesso a todo o histórico de mensagens trocadas naquele grupo. Os emails importantes não ficam mais armazenados exclusivamente na caixa postal de algumas poucas pessoas, com o risco delas saírem após algum tempo e as mensagens se perderem.

Imagem de como as mensagens ficam disponíveis online

Todas as mensagens ficam disponíveis para consulta online

Para que a utilização desse recurso de emails de grupo ficar ainda mais poderoso, é possível configurar o Outlook (ou outro cliente de email qualquer) para enviar algumas mensagens mais importantes usando o endereço do grupo como remetente. Dessa forma, você tem certeza de que quando o cliente responder a mensagem, ela cairá obrigatoriamente no armazenamento do grupo.

2. Organizar mensagens em diversas caixas postais por conversas

A organização das mensagens por conversas pode ser bastante útil para lidar com grandes volumes de mensagens. Nesse modo de visualização, todas as mensagens respondidas em cima de uma mensagem original são agrupadas.

Imagem de organização por conversa

Na organização por conversa, todas as mensagens ficam agrupadas com a conversa original

Ao abrir uma conversa, você pode visualizar as mensagens trocadas entre todos os membros do grupo, mesmo que você ou o endereço de grupo não tenha sido copiado em alguma das mensagens. Para que isso aconteça basta obter a permissão de leitura na caixa postal da sua equipe.

A organização por conversas pode ser usada também na versão para celular do Outlook. O aplicativo mobile é especialmente interessante para checar os emails do grupo em momentos improdutivos, como por exemplo, durante deslocamentos em transporte público ou aguardando o início de uma reunião.

Imagem de visualização do Office 365 no celular

Visualização do Office 365 no celular

3. Flow para alerta de mensagens importantes

A última dica é utilização do Microsoft Flow para gerar notícias de push no celular de e-mails importantes.

O Microsoft Flow é uma ferramenta de produtividade conectada ao Office 365 e a centenas de fontes de dados e serviços em nuvem que lhe permite realizar ações automáticas a partir de um determinado gatilho.

Imagem de construção de fluxo para envio de mensagem

Exemplo de fluxo para envio de mensagem para o celular

Pode-se programar no Microsoft Flow que ao chegar uma mensagem com determinado remente ele envie automaticamente uma notificação ao aplicativo instalado no celular, alertando para este evento.

Imagem da notificação no celular

Modo como a notificação aparece no celular

Conclusão

Além do email com diversos recursos avançados de produtividade, o Office 365 possui ainda ferramentas como o Sharepoint para armazenamento e compartilhamento de arquivos online, o Yammer, uma rede social corporativa, o Skype for Business,  para conferências e treinamentos online, o Power BI, para relatórios gerenciais e visualização de indicadores e o Power Apps, para desenvolvimento em alto nível de aplicações mobile entre outras ferramentas.

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Quase 20 anos de experiência em projetos de implantação de sistemas e aplicações em processos empresariais e de relacionamento com o cliente. Mestre em computação pela UFRJ, tendo atuado por vários anos como professor universitário. É sócio fundador da Múltipla-TI e responsável pelos projetos da área de aplicações, Indicadores e gestão.

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